Automated data Entry Form Design Save and Reset Button

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How to Create a Dynamic Student Registration Form in Excel Without Coding

Step 1: Create the Form Fields

Start by creating the following fields in your Excel sheet:

  • Student ID
  • Student Name
  • Father's Name
  • Gender
  • Date of Birth
  • Phone
  • Course
  • College

Leave some blank cells between the labels and the input fields so that the form has enough space for data entry.

Step 2: Create Gender Option Buttons

For the Gender field, instead of typing Male or Female manually, use Option Buttons.

  • Go to the Developer tab.
  • Click Insert.
  • Under Form Controls, select Option Button.
  • Draw an Option Button near the Gender field.
  • Click the default option text and rename it to Male.
  • Hold Ctrl and select the button.
  • Duplicate it and rename the second option to Female.

Step 3: Align the Male and Female Buttons

  • Hold Ctrl and select both Male and Female option buttons.
  • Go to the formatting/alignment options.
  • Choose Align.
  • Select Top or Bottom alignment.
  • Adjust their position so both buttons are properly aligned.

Step 4: Add a Group Box for Gender

To keep the Male and Female options together:

  • Go to Developer → Insert.
  • Under Form Controls, select Group Box.
  • Draw the Group Box around the Male and Female buttons.
  • Click the default Group Box title.
  • Delete the existing text.
  • Rename it to Gender.
  • Move the Group Box into the correct position.

Step 5: Add the Remaining Fields

Below the Gender field, add:

  • Date of Birth
  • Phone
  • Course
  • College

You can use spaces or underscores in field names depending on your preference.

Step 6: Format the Form

  • Select all the cells containing the field names.
  • Go to the Home tab.
  • Increase the font size if required.
  • Apply a suitable Fill Color to the headings.
  • Use Bold formatting.
  • Keep the input areas clean and properly aligned.
  • Apply borders only where required.

Step 7: Create Input Boxes

For each field where the user will enter information:

  • Select the cell below or beside the field name.
  • Apply an Outside Border.
  • Copy the formatted input cell.
  • Paste it into the other input areas.
  • Make sure all input boxes have a consistent size and format.

Step 8: Create the Form Header

  • Select the top area of the form.
  • Use Merge & Center.
  • Type:

Student Registration Form

  • Make the heading Bold.
  • Increase the font size.
  • Apply a background color.
  • Change the text color according to your preference.
  • Center the heading properly.

Step 9: Create Save and Reset Buttons

Create two buttons at the bottom of the form.

  • Go to Insert → Shapes.
  • Select a Rounded Rectangle or any other suitable shape.
  • Draw the first button.
  • Type Save Data inside it.
  • Center-align the text.
  • Apply a suitable background and text color.

Then:

  • Duplicate the button using Ctrl + D.
  • Place the duplicate next to the first button.
  • Change its text to Reset Form.

Step 10: Add a Details Section

Create a separate area where the entered information can be displayed.

Add the following headings:

  • Student ID
  • Student Name
  • Father Name
  • Gender
  • Date of Birth
  • Phone
  • Course
  • College

Format these headings using Bold and borders if required.

Step 11: Link the Form Fields

Use cell references to display the entered information in the Details section.

For example:

  • Select the output cell next to Student ID.
  • Type =
  • Click the Student ID input cell.
  • Press Enter.

Repeat the same process for:

  • Student Name
  • Father's Name
  • Date of Birth
  • Phone
  • Course
  • College

The Gender field will be handled separately.

Step 12: Link the Gender Option Buttons

  • Right-click the Male option button.
  • Select Format Control.
  • Go to the Control tab.
  • Find Cell Link.
  • Select the cell next to the Gender field.
  • Click OK.

Now:

  • Selecting Male will return 1.
  • Selecting Female will return 2.

Step 13: Convert 1 and 2 into Male and Female

In the Gender output cell, use an IF formula.

Example:

=IF(CellLink=1,"Male","Female")

Now:

  • If Male is selected, the result will be Male.
  • If Female is selected, the result will be Female.

Step 14: Create the Data Records Sheet

  • Select the form headings.
  • Copy them using Ctrl + C.
  • Insert a new worksheet.
  • Right-click the destination cell.
  • Go to Paste Special → Transpose.
  • This will convert the horizontal headings into vertical headings.
  • Use AutoFit Column Width to adjust the columns.
  • Adjust the width of Phone, Course, College, Gender, and other columns as required.

Rename this worksheet:

Data Entry Records

Step 15: Rename the Form Sheet

Rename the original worksheet to:

Data Entry Form

Your workbook should now have at least two sheets:

  • Data Entry Form
  • Data Entry Records

Step 16: Remove Gridlines

To make the form look more professional:

  • Go to the View tab.
  • Turn off Gridlines.
  • Adjust the column widths and spacing.
  • Make the form clean and visually appealing.

Step 17: Prepare a Sample Entry

Before recording the macro, enter a sample record into the form.

For example:

  • Student ID: 1001
  • Student Name: Student One
  • Father's Name: A. K. Verma
  • Gender: Male
  • Date of Birth: June 1999
  • Phone: Enter a sample phone number
  • Course: Enter a course
  • College: Delhi University

Make sure all the form details are correctly displayed in the output section.

Format the Date of Birth as Short Date if it appears as a number.

Step 18: Record the Save Data Macro

Now we will record the macro that will save the form data.

  • Go to the Developer tab.
  • Click Record Macro.
  • Give the macro a name such as:

Save_Data

  • Choose where you want to store the macro.
  • Click OK.

The macro recording will now start.

Step 19: Copy the Form Data

While the macro is recording:

  • Select the complete data/output area.
  • Press Ctrl + C.
  • Go to the location where the record should be stored.
  • Use Paste Special.
  • Select Values.
  • Select Transpose if required.
  • Click OK.

This will insert the form data into the required record format.

Step 20: Add the Record to the Data Entry Records Sheet

  • Copy the prepared data.
  • Go to the Data Entry Records sheet.
  • Select the next empty row.
  • Use the appropriate Paste Special option.
  • Insert the record into the next available row.

Your student information will now be stored as a record.

Step 21: Stop the Save Macro

After completing all the required actions:

  • Go back to Developer.
  • Click Stop Recording.

The Save Data macro is now ready.

Step 22: Assign the Save Macro to the Save Button

  • Right-click the Save Data button.
  • Select Assign Macro.
  • Select the Save_Data macro.
  • Click OK.

Now the Save Data button is connected to the macro.

Step 23: Test the Save Button

  • Clear the previous test entry.
  • Enter a new student record.
  • Fill in all required fields.
  • Click Save Data.

The information should automatically be added to the Data Entry Records sheet.

Step 24: Create the Reset Macro

Now create a macro to clear the form.

  • First, enter some sample information into the form.
  • Go to Developer → Record Macro.
  • Give the macro a name such as:

Reset_Data

  • Click OK.

Step 25: Record the Reset Process

While the macro is recording:

  • Select all the input cells.
  • Delete the existing entries one by one or clear the required cells.
  • Make sure the form becomes completely blank.
  • Do not delete the labels, formatting, or option buttons.

Step 26: Stop the Reset Macro

  • Go back to the Developer tab.
  • Click Stop Recording.

The Reset Data macro is now ready.

Step 27: Assign the Reset Macro to the Reset Button

  • Right-click the Reset Form button.
  • Select Assign Macro.
  • Select the Reset_Data macro.
  • Click OK.

Step 28: Test the Reset Button

  • Enter some information into the form.
  • Click Reset Form.
  • The input fields should automatically become blank.
  • Your form structure, labels, formatting, and buttons should remain unchanged.

Step 29: Final Result

Your Dynamic Student Registration Form is now ready.

The form can now:

  • Accept student information.
  • Select Male/Female using option buttons.
  • Automatically display the selected gender.
  • Save student information into the Data Entry Records sheet.
  • Add each new registration as a separate record.
  • Reset the form with one click.
  • Work without manually entering records into the database.




Excel में बिना Coding के Dynamic Student Registration Form बनाने के Steps

Step 1: Form के Fields बनाएं

सबसे पहले Excel Sheet में नीचे दिए गए Fields बनाएं:

Student ID
Student Name
Father's Name
Gender
Date of Birth
Phone
Course
College

Labels और Input Cells के बीच जरूरत के अनुसार कुछ खाली Cells रखें, ताकि Form साफ और व्यवस्थित दिखाई दे।

Step 2: Gender के लिए Option Buttons बनाएं

Gender को Male या Female के रूप में manually type करने की बजाय Option Buttons का इस्तेमाल करें।

Developer Tab पर जाएं।
Insert पर क्लिक करें।
Form Controls में से Option Button चुनें।
Gender Field के पास पहला Option Button Draw करें।
Default Text पर क्लिक करके उसे Male कर दें।
Ctrl दबाकर Button को Select करें।
उसे Duplicate करें और दूसरे Button का नाम Female कर दें।
Step 3: Male और Female Buttons को Align करें
Ctrl दबाकर Male और Female दोनों Option Buttons को Select करें।
Formatting/Alignment Options में जाएं।
Align चुनें।
Top या Bottom Alignment Select करें।
दोनों Buttons को सही Position पर Adjust करें।
Step 4: Gender के लिए Group Box बनाएं

Male और Female Options को एक साथ रखने के लिए Group Box का इस्तेमाल करें।

Developer → Insert में जाएं।
Form Controls में से Group Box चुनें।
Male और Female Buttons के चारों तरफ Group Box Draw करें।
Group Box के Default Title पर क्लिक करें।
पुराना Text Delete करें।
इसका नाम Gender कर दें।
Group Box को सही Position पर Move करें।
Step 5: बाकी Fields जोड़ें

Gender के नीचे ये Fields बनाएं:

Date of Birth
Phone
Course
College

आप अपनी जरूरत के अनुसार Field Names में Space या Underscore का इस्तेमाल कर सकते हैं।

Step 6: Form की Formatting करें
सभी Field Names वाले Cells को Select करें।
Home Tab पर जाएं।
जरूरत के अनुसार Font Size बढ़ाएं।
Headings में Fill Color लगाएं।
Text को Bold करें।
Input Areas को साफ और व्यवस्थित रखें।
जरूरत के अनुसार Borders लगाएं।
Step 7: Input Boxes बनाएं

हर उस Field के लिए जहां User Data Enter करेगा:

Field Name के नीचे या बगल वाले Cell को Select करें।
Outside Border लगाएं।
Formatted Input Cell को Copy करें।
बाकी Input Areas में Paste करें।
सभी Input Boxes का Size और Format समान रखें।
Step 8: Form का Header बनाएं
Form के सबसे ऊपर का Area Select करें।
Merge & Center करें।
इसमें लिखें:

Student Registration Form

Heading को Bold करें।
Font Size बढ़ाएं।
Background Color लगाएं।
Text Color अपनी पसंद के अनुसार रखें।
Heading को Center में रखें।
Step 9: Save और Reset Buttons बनाएं

Form के नीचे दो Buttons बनाएं।

Insert → Shapes में जाएं।
Rounded Rectangle या अपनी पसंद की Shape चुनें।
पहला Button Draw करें।
उसमें Save Data लिखें।
Text को Center Align करें।
Button में अपनी पसंद का Background और Text Color लगाएं।

इसके बाद:

Ctrl + D दबाकर Button को Duplicate करें।
Duplicate Button को पहले Button के पास रखें।
इसका नाम Reset Form कर दें।
Step 10: Details Section बनाएं

Form में एक अलग Area बनाएं जहां Enter की गई Information दिखाई जाएगी।

इसमें ये Headings बनाएं:

Student ID
Student Name
Father Name
Gender
Date of Birth
Phone
Course
College

इन Headings को जरूरत के अनुसार Bold करें और Borders लगाएं।

Step 11: Form Fields को Link करें

Details Section में Enter की गई Information दिखाने के लिए Cell References का इस्तेमाल करें।

उदाहरण:

Student ID के Output Cell को Select करें।
= का Sign लगाएं।
Student ID वाले Input Cell पर क्लिक करें।
Enter दबाएं।

इसी तरह इन Fields को भी Link करें:

Student Name
Father's Name
Date of Birth
Phone
Course
College

Gender को अलग तरीके से Link किया जाएगा।

Step 12: Gender Option Buttons को Link करें
Male Option Button पर Right Click करें।
Format Control चुनें।
Control Tab में जाएं।
Cell Link Option खोजें।
Gender Field के पास वाले Cell को Select करें।
OK करें।

अब:

Male Select करने पर Cell में 1 आएगा।
Female Select करने पर Cell में 2 आएगा।
Step 13: 1 और 2 को Male और Female में बदलें

Gender के Output Cell में IF Formula का इस्तेमाल करें।

उदाहरण:

=IF(CellLink=1,"Male","Female")

अब:

Male Select करने पर Male दिखाई देगा।
Female Select करने पर Female दिखाई देगा।
Step 14: Data Records की Sheet बनाएं
Form की Headings को Select करें।
Ctrl + C से Copy करें।
एक नई Worksheet Insert करें।
Destination Cell पर Right Click करें।
Paste Special → Transpose चुनें।
इससे Horizontal Headings Vertical हो जाएंगी।
AutoFit Column Width का इस्तेमाल करें।
Phone, Course, College, Gender आदि Columns की Width जरूरत के अनुसार Adjust करें।

इस Sheet का नाम रखें:

Data Entry Records

Step 15: Form Sheet का नाम बदलें

Original Worksheet का नाम बदलकर रखें:

Data Entry Form

अब Workbook में कम से कम दो Sheets होनी चाहिए:

Data Entry Form
Data Entry Records
Step 16: Gridlines हटाएं

Form को Professional Look देने के लिए:

View Tab पर जाएं।
Gridlines को Uncheck करें।
Column Width और Spacing को Adjust करें।
Form को साफ और व्यवस्थित रखें।
Step 17: Sample Entry भरें

Macro Record करने से पहले Form में एक Sample Record भरें।

उदाहरण:

Student ID: 1001
Student Name: Student One
Father's Name: A. K. Verma
Gender: Male
Date of Birth: June 1999
Phone: कोई Sample Phone Number
Course: कोई Course
College: Delhi University

Check करें कि Form की सारी Details सही जगह पर दिखाई दे रही हैं।

अगर Date of Birth Number Format में दिखाई दे रही है, तो उसे Short Date Format में बदल दें।

Step 18: Save Data Macro Record करें

अब ऐसा Macro Record करेंगे जो Form का Data Save करेगा।

Developer Tab पर जाएं।
Record Macro पर क्लिक करें।
Macro का नाम रखें:

Save_Data

Macro को जहां Store करना है, वह Location Select करें।
OK करें।

अब Macro Recording शुरू हो जाएगी।

Step 19: Form Data को Copy करें

Macro Recording के दौरान:

पूरा Data/Output Area Select करें।
Ctrl + C दबाएं।
उस Location पर जाएं जहां Record Save करना है।
Paste Special का इस्तेमाल करें।
Values Select करें।
जरूरत के अनुसार Transpose Select करें।
OK करें।

अब Form का Data Record Format में Insert हो जाएगा।

Step 20: Data Entry Records में Record Add करें
तैयार किए गए Data को Copy करें।
Data Entry Records Sheet पर जाएं।
अगली खाली Row Select करें।
उचित Paste Special Option का इस्तेमाल करें।
Record को अगली Available Row में Insert करें।

अब Student की Information Record के रूप में Save हो जाएगी।

Step 21: Save Macro को Stop करें

सभी जरूरी Actions पूरा करने के बाद:

वापस Developer Tab पर जाएं।
Stop Recording पर क्लिक करें।

अब आपका Save Data Macro तैयार है।

Step 22: Save Button को Macro Assign करें
Save Data Button पर Right Click करें।
Assign Macro चुनें।
Save_Data Macro Select करें।
OK करें।

अब Save Data Button Macro से Connect हो गया है।

Step 23: Save Button को Test करें
पहले की Test Entry को Clear करें।
नई Student Entry भरें।
सभी जरूरी Fields Complete करें।
Save Data Button पर क्लिक करें।

अब Student की Information Automatically Data Entry Records Sheet में Add होनी चाहिए।

Step 24: Reset Macro बनाएं

अब ऐसा Macro बनाएंगे जो Form को Clear करेगा।

Form में कुछ Sample Information भरें।
Developer → Record Macro में जाएं।
Macro का नाम रखें:

Reset_Data

OK करें।
Step 25: Reset Process Record करें

Macro Recording के दौरान:

सभी Input Cells Select करें।
Existing Entries को Delete/Clear करें।
सुनिश्चित करें कि पूरा Form Blank हो जाए।
Labels, Formatting और Option Buttons को Delete न करें।
Step 26: Reset Macro को Stop करें
Developer Tab पर जाएं।
Stop Recording पर क्लिक करें।

अब Reset Data Macro तैयार है।

Step 27: Reset Button को Macro Assign करें
Reset Form Button पर Right Click करें।
Assign Macro चुनें।
Reset_Data Macro Select करें।
OK करें।
Step 28: Reset Button को Test करें
Form में कुछ Information Enter करें।
Reset Form पर क्लिक करें।
सभी Input Fields Automatically Blank हो जाने चाहिए।
Form के Labels, Formatting और Buttons वैसे ही रहने चाहिए।
Step 29: Final Result

अब आपका Dynamic Student Registration Form तैयार है।

इस Form में आप:

Student की Information Enter कर सकते हैं।
Option Buttons से Male/Female Select कर सकते हैं।
Gender Automatically Display कर सकते हैं।
Student Data को Data Entry Records Sheet में Save कर सकते हैं।
हर नई Registration को अलग Record के रूप में Add कर सकते हैं।
एक Click से पूरा Form Reset कर सकते हैं।
बिना Manually Records Enter किए Registration Data Store कर सकते हैं।
Important Note


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