Difference Between SUM, SUMIF & SUMIFS Explained with Example |SUM SUMIF and SUMIFS formula in Excel

Difference Between SUM, SUMIF & SUMIFS Explained with Example |SUM SUMIF and SUMIFS formula in Excel

Step 1: Create the Data

Open Excel and enter this data:

So your Excel sheet will look like:

Step 2: Use SUM

First, we want the total sales of all products.

Click an empty cell, for example E2.
Type:
=SUM(C2:C9)
Press Enter.
You will get:
306,870
What happened?
Excel added every number in the Sales column:
50000
70000
46870
25000
30000
60000
20000
15000
----------------
306870

Remember:
SUM = Total of everything
Step 3: Create a Cell for Product
Now let's calculate sales for a specific product.
In E4, type:

Product
In F4, type:
HDD
Your sheet will look like:
E F
Product HDD

Step 4: Use SUMIF
Now we want to calculate:
What are the total sales of HDD?
Click E5 and type:
=SUMIF(A2:A9,F4,C2:C9)

Press Enter.
The result will be:
141,870
Understand the formula:
=SUMIF(A2:A9,F4,C2:C9)
There are 3 important parts:

1. A2:A9
This is the criteria range.
Excel checks the Product column.

2. F4
This is the condition.
F4 contains:
HDD

3. C2:C9
This is the sum range.
Excel adds the Sales values.

So:
Find HDD in the Product column → add the corresponding Sales.

Step 5: Change the Product
Now change F4 from:
HDD
to:
Laptop
The SUMIF result will automatically change.

Laptop sales:
70000 + 60000 = 130000

Now change F4 to:
SMPS

Result:
25000 + 20000 = 45000
This demonstrates the power of SUMIF.
SUMIF means:
SUM + ONE condition

Step 6: Create Two Conditions
Now we want to calculate something more specific:
Total HDD sales in Delhi
We have two conditions:
Product = HDD
City = Delhi
For this, we use SUMIFS.
Create this small section:
E F
Product HDD
City Delhi
For example:
E7 = Product
F7 = HDD
E8 = City
F8 = Delhi

Step 7: Use SUMIFS
Click E10 and type:
=SUMIFS(C2:C9,A2:A9,F7,B2:B9,F8)
Press Enter.
The result will be:
96,870

Why?
Because the formula finds:
Product = HDD
AND
City = Delhi
There are two matching rows:
HDD    Delhi    50000
HDD    Delhi    46870

Therefore:
50000 + 46870 = 96870

Step 8: Change the City
Now change F8 from:
Delhi
to:
Noida
The formula will calculate the HDD sales in Noida:
30000
Change F8 to:
Agra
The result becomes:
15000

Step 9: Change Both Conditions
Now try different combinations.

For example:

The formula stays the same:
=SUMIFS(C2:C9,A2:A9,F7,B2:B9,F8)
You only change the Product or City.
Step 10: Understand the Difference
Now you have created all three formulas.
1. SUM
=SUM(C2:C9)
Question: What is the total sales of everything
2. SUMIF
=SUMIF(A2:A9,F4,C2:C9)
Question: What are the total sales for one product?
3. SUMIFS
=SUMIFS(C2:C9,A2:A9,F7,B2:B9,F8)
Question: What are the total sales for one product AND one city?
Final Shortcut to Remember
SUM
 ↓
Everything
SUMIF
 ↓
One Condition
 ↓
Product = HDD
SUMIFS
↓
Multiple Conditions
 ↓
Product = HDD
AND
City = Delhi
Easy rule:
SUM = No condition
SUMIF = One condition
SUMIFS = Multiple conditions

बिल्कुल। नीचे मैं आपको Excel में SUM, SUMIF और SUMIFS को बिल्कुल शुरुआत से step-by-step हिंदी में create करना बता रहा हूँ।

Step 1: सबसे पहले Data बनाइए

Excel खोलिए और यह data डालिए:

A B C

Product City Sales

HDD Delhi 50000

Laptop Noida 70000

HDD Delhi 46870

SMPS Agra 25000

HDD Noida 30000

Laptop Delhi 60000

SMPS Delhi 20000

HDD Agra 15000

आपकी Excel sheet कुछ ऐसी दिखेगी:

Step 2: SUM Formula लगाइए

अब हमें सभी Sales का Total निकालना है।

क्या करना है?

किसी खाली cell पर क्लिक करें, जैसे E2।

लिखें:

=SUM(C2:C9)

Enter दबाइए।

आपको result मिलेगा:

306870

इसका मतलब

Excel ने Sales column की सभी values को जोड़ दिया:

50000

70000

46870

25000

30000

60000

20000

15000

---------

306870

याद रखें:

SUM = सभी numbers का total

Step 3: SUMIF के लिए Product चुनिए

अब हमें केवल HDD की total sales निकालनी है।

सबसे पहले एक छोटा सा selection area बनाइए।

E4 में लिखें:

Product

F4 में लिखें:

HDD

अब ऐसा दिखाई देगा:

E F

Product HDD

Step 4: SUMIF Formula लगाइए

अब हमें पता करना है:

HDD की कुल Sales कितनी है?

क्या करना है?

E5 पर क्लिक करें।

यह formula लिखें:

=SUMIF(A2:A9,F4,C2:C9)

Enter दबाइए।

Result आएगा:

141870

Step 5: SUMIF Formula को समझिए

Formula है:

=SUMIF(A2:A9,F4,C2:C9)

इसमें 3 चीजें हैं:

① A2:A9 → Criteria Range

यहाँ Excel Product को check करेगा।

यानी:

HDD

Laptop

HDD

SMPS

HDD

Laptop

SMPS

HDD

② F4 → Criteria

F4 में हमने लिखा है:

HDD

मतलब Excel से हम कह रहे हैं:

जहाँ Product HDD है, उसे ढूँढो।

③ C2:C9 → Sum Range

यह Sales वाला column है।

Excel HDD वाली rows की Sales को जोड़ देगा।

50000 + 46870 + 30000 + 15000

= 141870

Step 6: Product बदलकर देखिए

अब F4 में HDD की जगह Laptop लिखिए।

Laptop

Result आएगा:

130000

क्योंकि:

70000 + 60000 = 130000

अब F4 में:

SMPS

लिखिए।

Result:

45000

क्योंकि:

25000 + 20000 = 45000

इसलिए याद रखें:

SUMIF = एक condition के आधार पर total

उदाहरण:

Product = HDD → HDD की total Sales

Step 7: अब SUMIFS बनाइए

अब हमें थोड़ा और specific data चाहिए।

हम चाहते हैं:

सिर्फ Delhi में बिकने वाले HDD की Total Sales

यहाँ हमारे पास 2 conditions हैं:

Product = HDD

City = Delhi

इसलिए यहाँ SUMIFS इस्तेमाल होगा।

Step 8: दो Conditions बनाइए

Excel में लिखिए:

E7:

Product

F7:

HDD

फिर:

E8:

City

F8:

Delhi

अब ऐसा दिखाई देगा:

E F

Product HDD

City Delhi

Step 9: SUMIFS Formula लगाइए

अब E10 पर क्लिक करें।

यह formula लिखिए:

=SUMIFS(C2:C9,A2:A9,F7,B2:B9,F8)

फिर Enter दबाइए।

Result आएगा:

96870

Step 10: SUMIFS Formula को समझिए

Formula:

=SUMIFS(C2:C9,A2:A9,F7,B2:B9,F8)

इसे step-by-step समझिए।

① C2:C9

यह है Sum Range।

मतलब Sales को जोड़ना है।

② A2:A9

यह है पहला Criteria Range।

यह Product column है।

③ F7

यह पहला condition है:

HDD

मतलब:

Product = HDD

④ B2:B9

यह दूसरा Criteria Range है।

यह City column है।

⑤ F8

यह दूसरा condition है:

Delhi

मतलब:

City = Delhi

इसलिए Excel ढूँढेगा:

Product = HDD AND City = Delhi

फिर उनकी Sales को जोड़ देगा।

Step 11: Result कैसे आया?

हमारे data में:

Product City Sales

HDD Delhi 50000

HDD Delhi 46870

अब Excel करेगा:

50000 + 46870

Result:

96870

Step 12: City बदलकर देखिए

अब F8 में Delhi की जगह:

Noida

लिखिए।

अब Excel ढूँढेगा:

Product = HDD AND City = Noida

Result

30000

अब F8 में:

Agra

लिखिए।

Result:

15000

Step 13: Product भी बदलकर देखिए

अब F7 में:

Laptop

और F8 में:

Delhi

लिखिए।

Excel ढूँढेगा:

Laptop + Delhi

Result:

60000

इसी तरह आप अलग-अलग Product और City डालकर result देख सकते हैं।

Step 14: तीनों Formula का Difference

Formula Condition काम

SUM कोई condition नहीं सभी numbers का Total

SUMIF 1 condition एक condition के आधार पर Total

SUMIFS 2 या ज्यादा conditions Multiple conditions के आधार पर Total

आसान भाषा में:

SUM

↓

सबका Total

SUMIF

↓

एक Condition

↓

Product = HDD

SUMIFS

↓

Multiple Conditions

↓

Product = HDD

AND

City = Delhi

सबसे आसान Trick

SUM → सब जोड़ो

SUMIF → एक शर्त लगाकर जोड़ो

SUMIFS → कई शर्तें लगाकर जोड़ो