How to use Xlookup | Xlookup Tutorial | Excel Tutorial
Step 1: Understand the Existing Data
The video starts with a dataset where Double XLOOKUP is being used.
The data contains three important fields:
For example, when the product HDD is selected and the month is April, Excel automatically shows the corresponding total.
When the month is changed to February, the record changes according to the selected month.
Key idea: The result depends on two conditions — Product + Month.
Step 2: Create a New Sheet
Step 3: Prepare the Headers
Create the following headers:
Products
Months
Total Sum
To duplicate the formatting/data downwards, use:
Ctrl + D
This fills the selected cells downward.
The same formatting can be duplicated using Ctrl + D.
Data → Data Validation
Inside Data Validation:
Under Allow, select List.
Go to the Source field.
Select the product range from the Products list.
Click OK.
Now the Product cell will have a dropdown containing the available products.
Data Validation → List → Source = Products
This allows the user to select a product instead of manually typing it.
How much is the total for HDD in May?
This means Excel needs to perform a lookup using two criteria:
Month = May
This is where the Double XLOOKUP technique is used.
=XLOOKUP(
First Lookup Value
The first lookup value is the selected Month. So: =XLOOKUP(Month,
So conceptually:
Paste the data using Ctrl + V.
You can adjust the alignment and formatting according to your requirement.
Now select the required cells and format them.
Select the complete header area.
Set the alignment to Left.
Apply a Yellow fill color.
Go to Borders.
Select All Borders.
This makes the table easier to read.
Now we need to create a dropdown list for the Product.
Important
Now the objective is to find the total value based on both Product and Month.
Product = HDD
The Month
The Product
The formula starts with:
After the first comma, Excel asks for the lookup_array.
Product = HDD
Month = May
The formula returns the corresponding total.
In the example shown in the video, the result is:
476
So Excel finds the record where the required product and month match and returns the corresponding total.
इस data में तीन important fields हैं:
Product
Month
Total Sum
एक Pivot Table/List पहले से बनाई गई है।
उदाहरण के लिए, जब HDD product और April month select किया जाता है, तो Excel automatically उसका total दिखाता है।
जब month को February में change किया जाता है, तो result भी February के हिसाब से change हो जाता है।
Key Idea: यहां हमें दो conditions के आधार पर result चाहिए — Product + Month।
Products
Months
Total Sum
नीचे की cells में same data/format को copy करने के लिए Ctrl + D का इस्तेमाल करें।
Important Shortcut: Ctrl + D = ऊपर वाले selected data को नीचे fill करना।
Alignment को Left करें।
Yellow Fill Color लगाएं।
Borders में जाएं।
All Borders select करें।
इससे आपकी table ज्यादा clear और readable दिखाई देगी।
Same formatting/data को नीचे duplicate करने के लिए Ctrl + D इस्तेमाल कर सकते हैं।
अब इसी तरह Month के लिए भी dropdown बनाना है।
Go to: Data → Data Validation
Allow में List select करें।
Source में जाएं।
Months की range select करें।
OK पर click करें।
अब आपके पास Month select करने के लिए दूसरा dropdown भी तैयार हो जाएगा।
इस तरह input section में तीन चीजें होंगी:
इसका मतलब Excel को दो criteria के आधार पर lookup करना है:
Product = HDD
Month = May
इसी काम के लिए हम Double XLOOKUP technique का इस्तेमाल करेंगे।
Basic XLOOKUP structure है:
=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array)
लेकिन यहां हमें दो XLOOKUP की जरूरत है क्योंकि हमें दो चीजें lookup करनी हैं:
Month
Product
Formula की शुरुआत होगी:
=XLOOKUP(
पहला lookup value selected Month होगा।
Conceptually:
=XLOOKUP(Month,
इसका मतलब है कि Excel selected month को ढूंढना शुरू करेगा।
पहले comma के बाद Excel lookup_array पूछेगा।
यहां original data की Month column select करनी है।
Conceptually:
=XLOOKUP(Month, Month_Range, ...)
इसका मतलब है:
Excel selected Month को Month column के अंदर search करेगा।
अब हम दूसरे XLOOKUP का इस्तेमाल करेंगे ताकि selected Product को find किया जा सके।
इसका structure होगा:
XLOOKUP(Product, Product_Range, ...)
इस तरह पूरा concept बनता है:
=XLOOKUP(Month, Month_Range, XLOOKUP(Product, Product_Range, Return_Range))
इसे Nested XLOOKUP या Double XLOOKUP कहा जाता है।
दूसरे XLOOKUP में lookup_value selected Product होगा।
उदाहरण:
HDD
Excel Product column में HDD को search करेगा।
अब पूरी Product column/range select करें।
Conceptually:
XLOOKUP(HDD, Product_Range, Return_Range)
Excel Product range के अंदर HDD को search करेगा।
अब हमें Return Array select करना है।
हमें selected:
Product + Month
के corresponding value की जरूरत है।
इसलिए हमें Total Sum data return करना है।
Final conceptual formula:
=XLOOKUP(Month, Month_Range, XLOOKUP(Product, Product_Range, Total_Sum_Range))
इसके बाद brackets close करें और:
Enter दबाएं।
मान लीजिए selected values हैं:
Product = HDD
Month = May
Formula corresponding total को return करेगा।
वीडियो में example का result:
476
मतलब Excel ने required Product + Month का matching record ढूंढकर उसका Total Sum = 476 return किया।
Double XLOOKUP कैसे काम करता है?
First XLOOKUP: ➡️ Required Month को find करता है।
Second XLOOKUP: ➡️ Required Product को find करता है।
Return: ➡️ Matching Total Sum देता है।
Product Selection
↓
Month Selection
↓
Double XLOOKUP
↓
Matching Product + Month
↓
Total Sum
First Lookup Value
Simple Flow
Products
Months
Total Sum
To duplicate the formatting/data downwards, use:
Ctrl + D
This fills the selected cells downward.
Step 4: Format the Table
Then:The same formatting can be duplicated using Ctrl + D.
Step 5: Create a Product Dropdown
Go to:Data → Data Validation
Inside Data Validation:
Under Allow, select List.
Go to the Source field.
Select the product range from the Products list.
Click OK.
Now the Product cell will have a dropdown containing the available products.
Data Validation → List → Source = Products
This allows the user to select a product instead of manually typing it.
Step 6: Create a Month Dropdown
Now repeat the same process for Month. Go to: Data → Data Validation Then: Select List under Allow. Go to Source. Select the Months range. Click OK. Now you have a second dropdown for selecting the month. So your input section now has:
| InputPurpose | |
|---|---|
| Product | Select the product |
| Month | Select the month |
| Total Sum | Display the result |
Step 7: Understand the Requirement
For example:How much is the total for HDD in May?
This means Excel needs to perform a lookup using two criteria:
Month = May
This is where the Double XLOOKUP technique is used.
Step 8: Start the XLOOKUP Formula
The basic structure is: =XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array) But here we need two XLOOKUPs, because we are looking up:=XLOOKUP(
First Lookup Value
The first lookup value is the selected Month. So: =XLOOKUP(Month,
Step 9: Select the Month Lookup Array
Here, select the Month column from the original data.So conceptually:
=XLOOKUP(Month, Month_R_
Product
Month
Total Sum
A Pivot Table/List has already been created using this data.
Product
Month
Total Sum
A Pivot Table/List has already been created using this data.
Select the data.
Press Ctrl + C.
Go to a new sheet.
Press Ctrl + C.
Go to a new sheet.
Paste the data using Ctrl + V.
You can adjust the alignment and formatting according to your requirement.
Now select the required cells and format them.
Select the complete header area.
Set the alignment to Left.
Apply a Yellow fill color.
Go to Borders.
Select All Borders.
This makes the table easier to read.
Now we need to create a dropdown list for the Product.
Important
Now the objective is to find the total value based on both Product and Month.
Product = HDD
The Month
The Product
The formula starts with:
After the first comma, Excel asks for the lookup_array.
Step 10: Use the Second XLOOKUP
Now the second XLOOKUP is used to find the selected Product. The structure becomes: XLOOKUP(Product, Product_Range, ...) So the overall concept is: =XLOOKUP(Month, Month_Range, XLOOKUP (Product, Product_Range, Return_Range)) This is called a nested XLOOKUP or Double XLOOKUP.Step 11: Select the Product Lookup Value
For the second XLOOKUP, the lookup_value is the selected Product. For example:HDD Excel searches for this product in the Product column.Step 12: Select the Product Lookup Array
Now select the complete Product column/range. Conceptually: XLOOKUP(HDD, Product_Range, Return_Range) Excel will search for HDD in the Product range.Step 13: Select the Return Array
The final requirement is the Return Array. We want the value corresponding to the selected: Product + Month Therefore, the Total Sum data is returned. The final conceptual formula is: =XLOOKUP(Month, Month_Range, XLOOKUP (Product, Product_Range, Total_Sum_Range)) Then close the brackets and press: EnterStep 14: Check the Result
Suppose the selected values are:Product = HDD
Month = May
The formula returns the corresponding total.
In the example shown in the video, the result is:
476
So Excel finds the record where the required product and month match and returns the corresponding total.
How Double XLOOKUP Works
Think of it like this: First XLOOKUP:
➡️ Find the required Month Second XLOOKUP:
➡️ Find the required Product Return:
➡️ Give the corresponding Total Sum Simple
Flow Product Selection
↓
Month Selection
↓
Double XLOOKUP
↓
Matching Product + Month
↓
Total Sum
ChatGPT said:
Step 1: Existing Data को समझें
वीडियो की शुरुआत में हमारे पास एक dataset है, जिसमें Double XLOOKUP का इस्तेमाल हो रहा है।इस data में तीन important fields हैं:
Product
Month
Total Sum
एक Pivot Table/List पहले से बनाई गई है।
उदाहरण के लिए, जब HDD product और April month select किया जाता है, तो Excel automatically उसका total दिखाता है।
जब month को February में change किया जाता है, तो result भी February के हिसाब से change हो जाता है।
Key Idea: यहां हमें दो conditions के आधार पर result चाहिए — Product + Month।
Step 2: New Sheet बनाएं
जो existing dataset हमारे पास है, उसे copy करें।
Data को select करें।
Ctrl + C दबाएं।
New Sheet पर जाएं।
Ctrl + V दबाकर data paste करें।
इसके बाद आप अपनी जरूरत के अनुसार data की alignment adjust कर सकते हैं।
Step 3: Headers तैयार करें
अब required cells को select करके headers तैयार करें।Products
Months
Total Sum
नीचे की cells में same data/format को copy करने के लिए Ctrl + D का इस्तेमाल करें।
Important Shortcut: Ctrl + D = ऊपर वाले selected data को नीचे fill करना।
Step 4: Table को Format करें
पूरे header area को select करें।Alignment को Left करें।
Yellow Fill Color लगाएं।
Borders में जाएं।
All Borders select करें।
इससे आपकी table ज्यादा clear और readable दिखाई देगी।
Same formatting/data को नीचे duplicate करने के लिए Ctrl + D इस्तेमाल कर सकते हैं।
Step 5: Product Dropdown बनाएं
अब हमें Product के लिए एक dropdown list बनानी है।
Go to: Data → Data Validation
Allow के अंदर List select करें।
Source field में जाएं।
यहां Products की range select करें।
OK पर click करें।
अब Product वाली cell में एक dropdown दिखाई देगा, जिसमें available products को select किया जा सकता है।
Important: Data Validation → List → Source = Products
इसका फायदा यह है कि हमें product को manually type करने की जरूरत नहीं पड़ेगी।
Go to: Data → Data Validation
Allow के अंदर List select करें।
Source field में जाएं।
यहां Products की range select करें।
OK पर click करें।
अब Product वाली cell में एक dropdown दिखाई देगा, जिसमें available products को select किया जा सकता है।
Important: Data Validation → List → Source = Products
इसका फायदा यह है कि हमें product को manually type करने की जरूरत नहीं पड़ेगी।
Step 6: Month Dropdown बनाएं
अब इसी तरह Month के लिए भी dropdown बनाना है।
Go to: Data → Data Validation
Allow में List select करें।
Source में जाएं।
Months की range select करें।
OK पर click करें।
अब आपके पास Month select करने के लिए दूसरा dropdown भी तैयार हो जाएगा।
इस तरह input section में तीन चीजें होंगी:
Input Purpose ** Product ** Month ** Total Sum
Step 7: Requirement को समझें
HDD का May महीने में total कितना है?इसका मतलब Excel को दो criteria के आधार पर lookup करना है:
Product = HDD
Month = May
इसी काम के लिए हम Double XLOOKUP technique का इस्तेमाल करेंगे।
Step 8: XLOOKUP Formula शुरू करें
Basic XLOOKUP structure है:
=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array)
लेकिन यहां हमें दो XLOOKUP की जरूरत है क्योंकि हमें दो चीजें lookup करनी हैं:
Month
Product
Formula की शुरुआत होगी:
=XLOOKUP(
पहला lookup value selected Month होगा।
Conceptually:
=XLOOKUP(Month,
इसका मतलब है कि Excel selected month को ढूंढना शुरू करेगा।
Step 9: Month Lookup Array Select करें
पहले comma के बाद Excel lookup_array पूछेगा।
यहां original data की Month column select करनी है।
Conceptually:
=XLOOKUP(Month, Month_Range, ...)
इसका मतलब है:
Excel selected Month को Month column के अंदर search करेगा।
Step 10: दूसरा XLOOKUP इस्तेमाल करें
अब हम दूसरे XLOOKUP का इस्तेमाल करेंगे ताकि selected Product को find किया जा सके।
इसका structure होगा:
XLOOKUP(Product, Product_Range, ...)
इस तरह पूरा concept बनता है:
=XLOOKUP(Month, Month_Range, XLOOKUP(Product, Product_Range, Return_Range))
इसे Nested XLOOKUP या Double XLOOKUP कहा जाता है।
Step 11: Product Lookup Value Select करें
दूसरे XLOOKUP में lookup_value selected Product होगा।
उदाहरण:
HDD
Excel Product column में HDD को search करेगा।
Step 12: Product Lookup Array Select करें
अब पूरी Product column/range select करें।
Conceptually:
XLOOKUP(HDD, Product_Range, Return_Range)
Excel Product range के अंदर HDD को search करेगा।
Step 13: Return Array Select करें
अब हमें Return Array select करना है।
हमें selected:
Product + Month
के corresponding value की जरूरत है।
इसलिए हमें Total Sum data return करना है।
Final conceptual formula:
=XLOOKUP(Month, Month_Range, XLOOKUP(Product, Product_Range, Total_Sum_Range))
इसके बाद brackets close करें और:
Enter दबाएं।
Step 14: Result Check करें
मान लीजिए selected values हैं:
Product = HDD
Month = May
Formula corresponding total को return करेगा।
वीडियो में example का result:
476
मतलब Excel ने required Product + Month का matching record ढूंढकर उसका Total Sum = 476 return किया।
Double XLOOKUP कैसे काम करता है?
First XLOOKUP: ➡️ Required Month को find करता है।
Second XLOOKUP: ➡️ Required Product को find करता है।
Return: ➡️ Matching Total Sum देता है।
Product Selection
↓
Month Selection
↓
Double XLOOKUP
↓
Matching Product + Month
↓
Total Sum
First Lookup Value
Simple Flow